6.4 Excel數據圖表的職場實踐

6.4

Excel數據圖表的職場實踐

在實際工作中，有的公司會根據彙報場合的不同，將Excel中的商務圖表通過PowerPoint進行展示。將Excel商務圖表發佈到PowerPoint中有以下兩種方法。

·粘貼為圖表。複製Excel圖表后，在PowerPoint中直接粘貼為圖表，那麼你在PowerPoint中仍可以通過單擊滑鼠右鍵編輯數據源，對圖表進行二次修訂。但是，因為這些圖表所關聯的僅僅只是圖表本身的繪圖數據源，而非業務數據中一行行的明細，所以它具有一定的延時性。

·粘貼為圖片，也就是成為一張普通的圖片，不能更改數據源，其作用和一般的截圖軟件作用無異。

不僅如此，Excel中的圖表粘貼到PowerPoint中時，控制項是無法一塊兒被粘貼過來的。這就意味着PowerPoint中的圖表不具備「動態圖表」的功能，它無法像Excel中那樣實現單擊某個參數內容，圖表跟着變動的交互查看結果的功能。

除了PowerPoint外，我們還可以使用Excel轉存為PDF文件或者發佈到Web頁面的方式，進行圖表展示。如果只是展示圖表的效果，比如進行會議演示等，可以將Excel原文件另存為單個文件網頁的格式（見圖6-179），這樣可以最大限度地保留BI看板的整體排版效果。但Excel在保存為Web頁面后，控制項等交互性的動態圖表功能也就隨之消失了。

圖6-179

通過6.2節到6.3節的學習和練習，我們能夠體會到高質量的商務圖表的製作並沒有自己想像中那麼複雜。只要思路明確、結構清晰、不怕麻煩地一步步去做，就能夠做出具有科技感的看板，我相信這個過程一定會讓你充滿成就感。

同時，我們在製作商務圖表時，也能夠體會到對於圖表中不同元素設置的變更，會給圖錶帶來哪些不一樣的變化。比如，調整折線圖中坐標軸數值的大小，可以更改折線的起伏度；更改數據條間距的大小，可以更改數據條的高矮胖瘦。我們可以通過【設計】選項卡管理圖表元素，讓圖表中的元素進行快速對齊調整，讓你的商務圖表整潔而不混亂。

在圖表的製作中，可以不局限於圖表中已經固有的類別，而完全根據數據呈現的需要進行獨立設計；同時還可以利用輕量級圖表，如條件格式里數據條的運用、迷你圖的使用等，增加圖表呈現語言的靈活性。

前面做了那麼多的商務圖表后，你有沒有總結出一些Excel圖表看板的設計經驗呢？在工作中多歸納和總結關於製作圖表的「套路」，就能夠靈活、有機地運用到我們的實際工作中。

我根據以往十餘年的工作經驗和在不同企業、環境中實施ERP的數據管理心得，總結了Excel商務圖表設計的3個關鍵詞：數據準確、圖表高效、圖文達意。

·數據準確

在本書中，我們自始至終明確地表述了數據的重要性。準確的數據是一切圖表、觀點、決策的本源，因此一定要規範、及時、有效地整理我們的數據源。

在日常工作中，第一步要求我們從大量的業務數據，包括原始憑證、出入庫流水、合同協議、現場單據中整理出原始數據源，將其合理規範地錄入數據平台，比如Excel（超級表）、Access/SQL、ERP、MES等。

儘管在本書中我們始終秉承著案例來源於實際的企業環境，但在具體的每項數值上我們已經做過了技術處理，採用虛擬構建的方法進行彙編。本書旨在向大家提供一個代入感更強的業務環境，而非強硬地要求大家必須嚴格地按照書中的樣式和數值設計自己的商務圖表。這些數據只是向讀者提供了一個有益的參考，起到一個拋磚引玉的作用。

·圖表高效

數據處理的一般業務邏輯如下：數據整理—數據分析—數據呈現。在具備了準確的數據基礎之後，我們就要開始進行數據分析和數據呈現了。在實際工作中，我們並不強烈要求大家一定要無處不繪圖。因為簡單的兩三行數據，用表格進行呈現就足矣。若有龐大、複雜的年度數據，又要進行不同維度的拆解分析，則結合函數、數據透視表、數據透視圖等功能製作高質量的商務圖表，就再合適不過了。

·圖文達意

在所有的數據、表格、商務圖表中匯總一句精練的話，用於展示圖表中貫穿始終的一個核心觀點。數據、圖表都是為了你的核心觀點而服務的，這才是通過商務圖表「讓你的數據會說話」的真正意義所在。

我相信，通過閱讀本書並勤加練習，你一定會掌握很多製作圖表和設計看板的技巧，也一定能夠成為圖表達人和運用高手。通過這些高質量圖表的製作，讓你的數據會說話！也希望它們能夠幫助你從日常乏味、枯燥的數據管理中解脫出來，高效工作、升職加薪！